企业会计电算化与内部控制

更新时间:2023-09-16 17:16

  会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实物的简称。是上电子计算机代替人工,实现记帐、算帐、报帐、查帐以及部分需由人脑完成的对会计信息(数据)的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。基于它本身的特点,与原始的帐本相比,具有运算速度快、存储容量大、高度数据共享、检索查询速度快捷、制作报表容易、数据分析准确等特点。它的使用,可以节约大量大力、物力、时间。 
  
  在我国,会计电算化已有十余年的历史,进入90年代以来,随着计机技术的迅犯发展,电算化会计软件也由简单的数值计算发展到全面数值核算,进而到具有人工智能的会计管理信息系统阶段,可以说取得了长足的进步。已经通过财政部认可的软件就有四十余种,加上各省财政部门认可并使用的,总计达二百多种。其中如安易、用友、万能、华正等软件已较成熟。再加上各企事业事业单位自行开发的,更是不胜枚举。 
  
  当然,由于财会工作本身的特点,会计电算化软件的研制,始终受到一些问题的困扰。本文拟从当前我国会计电算进程中存在的一些问题提出几点浅见,以供商榷。 

  一、 存在的主要问题 
  
  (一)兼容性差。由于各个系统都是自行开发,各自使用不同的操作平台和支持软件,数据结构不同,编程风格各异各软件公司为技术保密,相互没有交流和沟通,没有业界的协议,自然也就没有统一的数据接口,很难在不同系统上实现数据共享。 

  (二)系统内部衔接性差。由于当前许多财会软件都着重开发帐务处理与报表管理,对于其他诸如成本核算、市场预测等功能开发力度较小,使得在处理此类问题时,需先将财会管理的有关数据输出,经人工核算后再重新输入,就是说从一个处理系统(模块)到另一个处理系统(模块),不能自动转换数据格式,直接使用基础数据。这不仅啬了工作量,而且因为由人工核算、人工输入等人为因素,必然增加出错机率,使得财会软件不能充分发挥它的管理功效和预测功能。在这种意义上,只能称它为“加电的帐本”。 

  (三)数据保密性、安全性差。很多时候,财务上的数据,是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的自下而上与发展,但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有几家软件认真研究过数据的保密问题。所谓的加密,也无非是对软件本身的加密,防止盗版。另处在进入系统时加上些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,不能真正起到数据的保密作用。安全性上,更是难如人意,系统一旦瘫痪,或者受病毒侵袭,或者突然断电,很难从容恢复原来的数据。 

  (四)实用性不强。在某种程度上,财会软件因为只实现了会计功能,并没有实现预想的管理及预测功能,以至于它的出现,仅是减少了会计的工作量,或者说减少了会计而已,并没有产生真正的经济效益和管理效益,那末,它的风靡,或多或少就有“赶时髦”的嫌疑。 

  (五)开发者与使用者的矛盾。早期的软件,是由程序员专门开发,它虽然能实现用户的数据处理的要求,但对财务工作的实质以及用户使用水平都没能准确定位,使这些软件很难使用;现在是程序员与会计专业人员共同开发,但也仅仅是从用户界面、系统平台、报表处理等问题上做文章,不能满足用户实际需要。 

  (六)用户本身存在的问题。在我国,计算机热起来大约不到十年,而且真正普及应用也不过三五年,或者说现在仍然没有达到普及水平。人们对它的认识,自然不尽相同。即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训,但对也许从未接触过计算机的会计们来说,它怎么也不如算盘和笔好用,而且需要极端小心,一旦出错,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流。 

  二、 对策建议 
  
  无论是从软件本身、软件设计者对其核心思想的定位,还是用户对软件的理解、使用水平、都不同程度地限制了会计电算软件的推广应用,限制了它的健康发展,笔者认为,在以下几个方面再做些加强,或可收到一些效益。 
  
  (一)建立一个通用统一的财务软件协议。建立一个通用统一的财务软件协议(标准),使它们有相同的数据接口(譬如输入输出数据库名称、格式、字估名称、长度等)。这样不同罗伯系统下的数据可以直接使用,不必再做处理,这样可降低对操作员的要求,也可使不同系统实现数据共享。 

  (二)会计软件应逐步向会计管理方向地渡,形成企业管理的核心部分。会计电算系统的发展方向,必然由核算型向管理型发展。这样,系统数据共享与关联就成为燃眉之急。目前的财务软件在帐务处理、会计核算方面已经非常成熟,但存在数据重复输入、分散存储、进行财务管理、预测决策分析困难等缺点,这一方面是由于各开发单位都按各自的棋式组织数据,造成系统数据大量冗余和重复;另一方面由于新增的分析功能模块与系统相对独立,数据共享与关联性差,不能直接使用财务管理的基础数据。缺少数据支持,新增功能的功效并不显著,解决的办法有: 
  
  1、 向管理业务子系统延伸 
  
  这主要是指软件的横向扩展,使其与物资供应、产成品销售、库存管理、劳资管理等系统接轨,并最终成为整个企业MIS的内核,在数据保密的基础上有条件地反馈给各子系统需要的数据信息。 
  
  2、 向财务管理方面提高 
  
  这应该说是软件的纵向延伸,电算化会计系统是由会计核算系统、财务管理系统和决策支持系统组成,由会计核算层进一步向管理层和决策支持层迈进会计电算化民展的趋势。可以从应收帐款、应付帐款、现金管理、财务指标分析、评价以及全面预算管理等几个方面进行。决策、预测是指在以上对指标分析的基础上,确定筹资、投资的方向和力度,属于智能型管理系统。简单地说可以在以下几个方面做些文章。 
  
  ① 应收帐款管理。在用计算机自理处理时,首先根据企业与市场竞争对手的具体情况,选择适当的信用标准(如客户最长、最短付款周期及平均付款周期),建立相应的信用标准信息库;利用信用标准对用户信用质量加以分析、归类,辅助决定对客户是否赊欠款及额度等。 
  
  ② 全面预算管理。这是财务管理层的一项重要内容。预算是计划与控制的工具和前提。计算机可以根据近期数据分析,作出销售瞀,进而作出生产、成本等方面的预算,最后编成预算报表提供管理部门参考。  [责任编辑:编辑部]